GİRİŞ

Genel Olarak

Kişisel verilerin gizliliğinin, güvenliğinin sağlanması ve ilgili hukuki düzenlemelere uyum, Keşan Belediyesinin en önemli öncelikleri arasında yer almakta olup, bu konuda azami özen gösterilmektedir. Bu kapsamda kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına dair Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (Politika) ve Keşan Belediyesi bünyesindeki diğer yazılı politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen amaç; vatandaşların, çalışanların, çalışan adaylarının, ziyaretçilerin ve diğer üçüncü kişilerin (ilgili kişiler) kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi, saklanması, korunması konusunda bilgilendirilmesi ve kurumsal kültürümüzün yansıtılmasıdır.

Politikanın hazırlanmasında; Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (KVKK) yer alan düzenlemeler başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilgili hukuki normlarda ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında yer alan hükümleri Keşan Belediyesi işlemlerinde rehber olarak görülmektedir.

Bu Politikada kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için Keşan Belediyesinin benimsediği ve aşağıda yer alan temel prensiplere ilişkin açıklamalarda bulunulacaktır:

Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,

Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulması,

Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi,

Kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,

Kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi,

İlgili kişilerin aydınlatılması,

İlgili kişilerin haklarını kullanması için gerekli süreçlerin oluşturulması,

Kişisel verilerin işlenmesinde ve muhafazasında gerekli tedbirlerin alınması,

Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılması,

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ve korunmasında gerekli hassasiyetin gösterilmesi,

İşleme amacı ortadan kalkan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Politikanın Amacı

Bu Politikanın temel amacı, Keşan Belediyesi tarafından hukuka uygun bir şekilde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen prosedürler konusunda açıklamalarda bulunmak ve bu kapsamda İlgili Kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. Buna ilaveten, hazırlanan Politika ve diğer yazılı politikalar, KVKK ve kişisel veri güvenliğine ilişkin diğer ilgili yasal düzenlemelere uyum ilkelerini sürdürülebilir kılmayı amaç edinmektedir.

Politikanın Kapsamı

Bu politikanın kapsamı, Keşan Belediyesi tarafından otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleştirilen, kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yönelik olarak hazırlanmıştır.

Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan esaslar dahilinde somutlaştırılarak düzenlenmiştir. Keşan Belediyesi, yürürlükte bulunan mevzuat ile Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını taahhüt ve kabul etmektedir.

1.5. Politikanın Yürürlüğü

Politika, Keşan Belediyesi yönetim kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girer, internet sitesinde (www.kesan.bel.tr/kvkk yayımlanır ve bu yolla İlgili Kişilerin erişimine sunulur.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN ESASLAR

Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun İşleme

Keşan Belediyesi, kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilecek her türlü işlemde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olmayı temel ilke edinmiştir. Bu kapsamda şeffaflık ilkesini benimseyerek toplanan kişisel verilerin kullanım amacı hakkında kişisel ilgili kişilere Politika ve diğer metinler aracılığıyla bilgilendirmede bulunmaktadır.

Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Keşan Belediyesi, kişisel verileri işleme faaliyetini yürütürken, işlediği kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik sistem ve sürece sahiptir. Bu kapsamda İlgili Kişiler, Keşan Belediyesi başvuruda bulunarak kişisel verilerinin doğru ve güncel olarak tutulmasını mümkün kılabilir.

Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Keşan Belediyesi, kişisel veri işleme amacını meşru ve hukuka uygun sınırlar içerisinde açık bir şekilde belirlemekte ve Politika ve diğer metinler aracılığıyla kişisel veri işleme faaliyeti henüz başlamadan İlgili Kişilerin bilgisine sunmaktadır.

İşlendikleri Amaçlarla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Keşan Belediyesi kişisel verileri, faaliyet konusu ile bağlantılı ve orantılı bir biçimde faaliyetin yürütülmesi için gerekli amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu kapsamda veri işleme faaliyetini yürütürken amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan ve şu an/ileride ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemekten özenle kaçınmaktadır.

İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Keşan Belediyesi, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda öncelikle kişisel verinin saklanması için ilgili mevzuatta bir sürenin belirlenip belirlenmediği tespit edilmekte, bir süre belirlendiyse bu süreye uygun işlem yapılmakta, özel olarak bir süre belirlenmemiş ise her kişisel verinin işlendiği amaç için gerekli olan süre belirlenerek bu süre kadar muhafaza edilmektedir.

Bu kapsamda Keşan Belediyesi, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine yönelik politikası ve yönergesi hazırlamakta ve uygulamaktadır.

Kişisel Verilerin KVKK’nın 5’inci Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygun ve Bu Şartlarla Sınırlı Olarak İşlenmesi

Keşan Belediyesi, kişisel verileri ancak İlgili Kişinin açık rızasına dayanarak veya kanunda açık rızanın aranmayacağı belirtilen hallerde açık rıza olmadan bu hal ve şartlarla sınırlı olacak bir şekilde işlemektedir.

Açık Rıza

Açık rıza, İlgili Kişinin belirli bir konuya ilişkin ve bilgilendirmeye dayalı olarak özgür irade ile yaptığı açıklamadır. KVKK’nın  5’inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca Keşan Belediyesi, kişisel veri işleme faaliyetinde gerekli olması halinde İlgili Kişinin açık rızasına saygı göstermekte ve riayet etmektedir.

Açık Rızanın Aranmadığı Haller

KVKK’nın  5’inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca kişisel verilerin bazı durumlarda İlgili Kişinin açık rızasına tabi olmadan işlenmesini kabul etmiştir. Belirtilen şartların birinin varlığı halinde ilgili kişiden açık rıza alınması, ilgili kişiyi yanıltmak olarak nitelendirileceğinden, aşağıda bulunan bu şartlarda Keşan Belediyesi açık rızaya başvurmamaktadır:

a)         Kanun hükmünün varlığı,

b)         Fiili imkânsızlık halleri,

c)         Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

d)         Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

e)         İlgili kişinin kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

f)         Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

g)         İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Keşan Belediyesi işlendiğinde kişilerin daha büyük mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle KVKK tarafından ‘‘özel nitelikli’’ olarak belirlenen kişisel verilerin işlenme süreçleri ve korunması süreçlerinde azami hassasiyet göstermekte olup, özel nitelikli kişisel verilere ilişkin kabul edilen ilkeler, Politikada ayrıca ele alınmıştır.

Keşan Belediyesi tarafından; özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası yok ise ancak Kurul tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilmektedir.

a)         İlgili kişinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler kanunlarda öngörülen hallerde,

b)         İlgili kişinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, bu verilere ulaşılması ile ilgili olarak Keşan Belediyesi ek önlemler ve süreçler belirlemiştir. Bu çerçevede, özel nitelikli kişisel verilerin saklandıkları ortamlar ikincil kilit ve ikincil şifrelerle korunmakta, Erişim Yetki Matrisi çerçevesinde ancak yetkili kişiler tarafından işlenebilmekte ve erişilebilmektedir.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, Politikada belirtilen amaçların yerine getirilmesine yönelik olarak, denetim faaliyetleri çerçevesinde denetleyici kuruluşlara, Türk Ticaret Kanunu ve diğer ilgili yasal düzenlemeler gereğince denetleme ve ortaklık haklarından kaynaklı nedenlerden dolayı hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve kuruluşlarına, yurt içi ve/veya yurt dışında bulunan tedarikçi ve iş ortaklarımıza, hizmet tedariki yapılan gerçek ve tüzel kişilere veya hizmet verilen üçüncü kişilere, iş süreçlerinde yer alan ilgili ortaklık ve/veya iştiraklere KVKK’nın 8’inci ve 9’uncu maddeleri gereği belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ESASLAR

Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Teknik Tedbirler

Keşan Belediyesi tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için alınan başlıca teknik tedbirler şu şekildedir:

Keşan Belediyesi bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.

Teknik konularda bilgili ve tecrübeli personel istihdam edilmektedir.

Teknik konularda ilgili birimler kurulmuştur.

Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği yetkili birim/kişiye raporlanmaktadır.

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programı kullanılmaktadır.

Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

Keşan Belediyesi bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme teknik tedbirleri kullanılmaktadır.

Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmekte, eski çalışanların hesapları kapatılmaktadır.

Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanılmaktadır.

Sahte yazılım ve donanım kullanımından şiddetle kaçınılmaktadır. Kullandığımız tüm ürünlerimiz orijinal ve lisanslıdır.

Bu çerçevede, Kurul tarafından belirlenen ve aşağıda yer alan teknik tedbirler konusunda Keşan Belediyesi sürekli çalışma yapmaktadır:

Yetki Matrisi

Yetki Kontrol

Erişim Logları

Kullanıcı Hesap Yönetimi

Ağ Güvenliği

Uygulama Güvenliği

Şifreleme

Sızma Testi

Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri

Log Kayıtları

Veri Maskeleme

Veri Kaybı Önleme Yazılımları

Yedekleme

Güvenlik Duvarları

Güncel Anti-Virüs Sistemleri

Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme

Anahtar Yönetimi

İdari Tedbirler

Keşan Belediyesi tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini sağlanması ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi için alınan başlıca idari tedbirler şu şekildedir:

Personel, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

Keşan Belediyesi iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’da belirtilen veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütülen faaliyet özelinde incelenmektedir.

Keşan Belediyesi ile çalışanları arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelerle, Keşan Belediyesi talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı artırılmaktadır.

İş birimlerimiz esas alınarak belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulamaya geçilmektedir. Bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler Keşan Belediyesi içi politikalar ve eğitimler ile hayata geçirilmektedir.

Faaliyet bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Keşan Belediyesi içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yasal düzenlemelere ilişkin iş ve işlemlerin takibinde kolaylık ve uyum için oluşturulmuş olan Kişisel Verileri Koruma Komitesi tarafından takip edilmektedir.

Keşan Belediyesi tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı üçüncü kişiler ile kurulan sözleşmelere, aktarılan kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerin alınacağına ve kendi kuruluşlarında da bu tedbirlere uyulmasının sağlanacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

Bu çerçevede, Kurul tarafından belirlenen ve aşağıda yer alan idari tedbirler konusunda Keşan Belediyesi sürekli çalışma yapmaktadır:

Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması

Kurumsal Politikalar (Erişim, Yedekleme, Saklama ve İmha vb.)

Sözleşmeler (Veri Sorumlusu-Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu-Veri İşleyen Arasında)

Gizlilik Taahhütnameleri

Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler

Risk Analizleri

İş Sözleşmesi, Disiplin Yönetmeliği (Kanuna Uygun Hükümler İlave Edilmesi)

Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)

Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim

Çalışanlarımızın, Kişisel Verileri Koruma Alanında Farkındalıklarının Artırılması ve Denetimi

Keşan Belediyesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını güvenli bir şekilde sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için gerekli eğitimler ve toplantılar düzenlenmesini sağlamaktadır.

Keşan Belediyesi bünyesinde bulunan mevcut çalışanların, kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığın artırılmasında konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Keşan Belediyesi tarafından, KVKK ile özel nitelikli olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen kişisel veriler hassasiyetle korunmaktadır. Bu kapsamda Keşan Belediyesi tarafından kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, ilgili yasal düzenleme ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler” karar baz alınarak belirlenmiş olup, özel nitelikli kişisel verilerin korunması bakımından özenle uygulanmaktadır.

Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumuna Karşı Alınacak Tedbirler

Keşan Belediyesi, işlediği kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde, bu durumu 72 saat içerisinde ilgili kişiye ve Kurula bildirecektir.

Kurul tarafından gerekli görülmesi halinde bu durum, Kurulun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.

Kişisel Veri Envanteri

Keşan Belediyesi her birimi, güncel bir kişisel veri işleme envanteri oluşturmaktadır. Birim yöneticisi bu envanterin doğruluğundan, güncelliğinden ve gerektiğinde irtibat kişisine bildirmekle sorumludur. İrtibat Kişisi de ilgili güncellemeleri Envanter Tablosu ve VERBİS kayıtlarında güncellemekle yükümlüdür.

Envanterlerin doğru tutulması, kişisel verilerin korunmasına ilişkin güncel Keşan Belediyesi politikasının uygulanması ve kişisel verilerin korunması konusundaki güncel gelişmeler daima takip edilir.

İLGİLİ KİŞİLERİN VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURUSU, İLETEBİLECEĞİ İLETİŞİM KANALLARIMIZ VE BAŞVURUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ SÜREÇLERİ

Başvuru Konusu

Keşan Belediyesi, ilgili kişilerin haklarına büyük önem ve değer vermekte ve bu haklarını kullanmalarına imkân ve olanak sağlamaktadır. Keşan Belediyesi tarafından, ilgili kişilerin taleplerini kolayca iletebileceği bir Veri Sorumlusuna Başvuru formu hazırlanıp internet sitemizde yayımlanmıştır.

Herkes, Keşan Belediyesine başvuruda bulunarak kendisiyle ilgili;

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK’nın 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,